Utgångsläget
K&V Nordic AB säljer på Etsy och har kunder i hela världen. Betalningarna samlas ihop av Etsy Payments och betalas ut i klump, och varje utbetalning innehåller ett stort antal enskilda ordrar. Ovanpå det ligger Etsys försäljnings- och transaktionsavgifter, fraktintäkter och betalningar i olika valutor.
Bokföringen sköttes för hand av Kevin Lund, en av ägarna. Han hämtade rapporter från Etsy, räknade ihop försäljning, avgifter och moms för perioden och lade in en verifikation i Fortnox som gick att stämma av mot det som faktiskt kom in på banken. Eftersom försäljningen går till kunder i flera EU-länder tillkom moms enligt OSS-reglerna, vilket gjorde varje avstämning krångligare. Hela flödet var manuellt och tog flera timmar i veckan.
Lösningen
Vi byggde en integration med egna scripts som kopplar ihop Etsy och Fortnox och sköter bokföringen av försäljningen. Den gör fyra saker:
- Hämtar transaktionsdata från Etsy via deras API: försäljning, avgifter, frakt och återbetalningar för varje utbetalningsperiod.
- Validerar varje order för sig innan den räknas med, så att underlaget bygger på korrekta poster.
- Sammanställer och konterar perioden: intäkt, Etsy-avgifter som kostnad, moms på rätt konto (svensk moms och EU-moms enligt OSS) och valutaomräkning där betalningen skett i annan valuta.
- Skapar en färdig verifikation i Fortnox via Fortnox API, med ett underlag som summerar till beloppet som betalas ut till banken.
Så går det till
- Etsy stänger en utbetalningsperiod och för över pengarna till banken.
- Scriptet hämtar alla transaktioner som ingår i perioden via API.
- Varje order valideras, och beloppen grupperas per typ: försäljning, avgifter, frakt, moms och valutadifferens.
- En färdig verifikation skapas i Fortnox, redo att stämmas av mot bankhändelsen.
K&V Nordic ville köra bokföringen en gång i månaden. Intervallet går att korta ned, till exempel till en gång i veckan eller en gång per utbetalning, utan att något annat behöver byggas om.
Resultat
- Ungefär 20 timmar i veckan frigjorda enligt K&V Nordic. Tiden läggs nu på att växa verksamheten i stället för på bokföring.
- Det manuella bokföringsflödet för Etsy-försäljningen är borta ur det dagliga arbetet.
- Färre fel, eftersom avgifter, moms och valuta hanteras likadant varje gång och varje order valideras.
- Ingen tjänst har försvunnit. Ansvarsområden har flyttats, och den återkommande handpåläggningen har tagits bort.
"Vex Digitalt hjälpte oss att automatisera vår bokföring från Etsy till Fortnox. Idag sparar vi ungefär 20 timmar i veckan. Tack ännu en gång!"
K&V Nordic, 5/5 på Google
Omfattning
Uppdraget var avgränsat och gjordes som ett engångsjobb: kartläggning av hur Etsys utbetalningar hängde ihop med konteringen i Fortnox, utveckling av kopplingen mot båda systemens API:er, och intrimning mot verkliga utbetalningar tills verifikationerna gick jämnt ut. Koden skrevs AI-assisterat och gicks igenom manuellt. Från start till driftsatt flöde tog det ungefär två veckor. Löpande drift ingår tills K&V Nordic känner sig trygga med att allt fungerar.
Nästa steg
Samma metod går att använda på fler delar av K&V Nordics arbete. Det finns mer att hämta i att effektivisera och koppla ihop deras pipelines, så att de kan omsätta mer utan att anställa fler.